El Colegio de Abogados del Departamento Judicial de Mercedes ha logrado la certificación de calidad según la Norma Internacional ISO9001/2008. - Revista La Defensa Nº 13 | Noviembre de 2017

Con el apoyo incondicional de todos los empleados del Colegio y el permanente acompañamiento y dirección del Consejo Directivo, el Ing. Jorge Douton Fernandez fue quien llevó adelante la tarea de consultor y training en todo el largo y duro camino de preparación de los procesos y documentos a lo largo de esos dos años.

Fue esta una decisión de trascendencia, ya que no había antecedentes en la República Argentina de Colegios de Abogados certificados bajo estas Normas, y por ende tanto autoridades como el personal debieron hacer camino al andar, adecuando todo a lo requerido por ISO9001.

Tras los dos años de trabajo fueron conformados más de 200 documentos (incluidos Política de Calidad, Manuales de Calidad, Documentos de los procesos, Mapas de los Procesos, etc.) normatizados según ISO9001/2008.

Los días 19 de junio de 2017 y 27 de junio de 2017 se realizó la Auditoría Externa (Fases 1 y 2) que fue llevada a cabo por la certificadora TÜV Rheinland, la cual culminó con la certificación, habiéndose destacado en la Auditoría que lo que el Colegio de Abogados de Departamento Judicial de Mercedes fijó como objeto principal hace 100 años, en 1916, de “…fomentar y sostener la rectitud y la ilustración en el ejercicio de la abogacía y el decoro de los abogados, y velar por la buena marcha de la administración de justicia…”fue una de las razones que impulsó a las actuales autoridades a iniciar un proceso de modernización y reconversión de la gestión, que incluyó la estandarización de sus procesos bajo Normas ISO. También se destacó el buen funcionamiento de los procesos, la conformidad de los procesos con los requisitos de las normas, los documentos de gestión, y el alto grado de conocimiento de los procesos por parte de las autoridades y del personal. Otro dato a destacar es que en toda la auditoría no se detectaron “no conformidades”, lo cual es sorprendente si tenemos en cuenta que se aplican más de doscientos documentos en nueve procesos.

Los procesos que alcanzaron la certificación han sido Gestión de la Matricula, Mesa de Entradas, Administración del Centro de Mediación, Consultorio Jurídico Gratuito, Instituto de Derecho, Recursos Humanos, Gestión de Compras, Tesorería Administrativa y Biblioteca del Colegio de Abogados del Departamento Judicial de Mercedes.

Al certificar bajo la Norma ISO9001 el Colegio:

 Cumple con estándares de reconocimiento internacional.

 Está comprometido con la mejora continua.

 Aplica la sistematización de procesos.

Se convirtió así el Colegio de Abogados del Departamento Judicial de Mercedes en el primer Colegio de Abogados en la historia de la República Argentina en certificar bajo Normas ISO9001, dando significación así a que pese ser un Colegio centenario siempre se ha mantenido a la vanguardia de los tiempos, ahora para mejorar la gestión de calidad de sus servicios, tanto para el matriculado como para el justiciable y la comunidad (estos últimos principalmente por la mejor gestión del Consultorio Jurídico Gratuito, la Biblioteca pública “Dr. Tomas Jofre”, y el Centro de Mediación”

¿Y que beneficios directos traerá esto para el matriculado y la comunidad?

*Area Mesas de Entradas

-Mayor seguridad en la provisión -al matriculado- de formularios al estar los mismos normatizados (los más de doscientos documentos están controlados en relación a su vigencia, sin posibilidad de entrega de documentación obsoleta).

-Mayor celeridad en la provisión -al matriculado- de formularios al estar todos los mismos informatizados en un solo lugar (los más de doscientos documentos están subidos a la “nube”, de donde son descargados en forma inmediata por el personal)

-Mayor rapidez, orden y seguridad en el circuito de trámites, al estar los mismos informatizados con trazabilidad, y digitalizados los documentos originales, evitándose la circulación interna de dichos originales.

-Mayor capacidad receptiva al matriculado al dejar en Mesas de Entradas sólo atención preferencial al mismo, con derivación inmediata de no letrados a otros sectores específicos.

-Concentración en Mesas de Entradas de cualquier tipo de trámite que deba realizar el matriculado, ingresando todos por Mesas de Entradas, evitándose así tener que deambular por distintos sectores del Colegio. En caso pertinente el matriculado será derivado de Mesa de Entradas al sector que corresponda.

*Area Matriculación

-Mayor seguridad en la calidad y certeza de datos en relación a la documentación que sale del Colegio, especialmente certificados de matrícula.

-Mayor velocidad en la expedición de certificados de matrícula (48 hs máximo).

-Mayor velocidad en la matriculación on line (no más de 30 minutos).

-Mayor seguridad en la custodia de los títulos que se dejan para la jura.

-Devolución del título -al recién matriculado- en el momento inmediato posterior a la Jura.

-Cambios de estado de matrícula realizados en el mismo día en que se realiza la solicitud.

*Area Biblioteca

-Mejoras en la registración de préstamos y trámites en general.

-Mejoras en la seguridad y custodia de los libros, y seguimiento de los préstamos.

-Mayor rapidez en la prestación del servicio.

*Area Centro de Mediación

-Mejoras en el control de asignación de salas y turnos.

-Mejoras en el control de la recepción y entrega de documentación relacionada con la mediación, y en la comunicación con los mediadores.

*Area Compras

-Mayor seguridad y control de insumos críticos para el funcionamiento del Colegio y sus servicios, en especial mantenimiento informático de los sistemas del Colegio y del hardware y software de la Sala de Profesionales.

-Mayor seguridad y control de proveedores críticos.

*Area Consultorio Jurídico Gratuito

-Descentralización a ciudades del interior del Departamento, para evitar el traslado tanto del matriculado como del consultante.

-Mejor comunicación con el abogado de turno a través de diferentes vía de convocatoria, avisos previos, y asistencia inmediata en el momento de la consulta, lo que garantiza la prestación del servicio al justiciable, y el auxilio al matriculado.

-Informatización completa (pero confidencial) de la documentación resultante de las consultas y de las derivaciones a juicio.

-Seguimiento estadístico.

*Area Instituto de Derecho

-Asignación de área edilicia específica, para el mejor funcionamiento y atención al matriculado.

-Concentración de todo lo relacionado con un evento académico en un solo lugar (inscripción, cobro, expedición y entrega de certificados, etc.).

-Inscripciones on line.

-Programación eficiente y anticipada del cronograma anual de Cursos.

-Administración eficaz y control del programa de Becas para formación.

*Area Sistema de Gestión de la Calidad

-Precisión en la definición de cada Area, con procesos específicos diseñados para cada una, lo que aporta mayor orden para la prestación de los servicios al matriculado, especialmente en la rápida atención y derivación precisa del mismo al Area correspondiente.

-Implementación del Sistema de Mejora Continua de los servicios de calidad al matriculado, que incluye Acciones Preventivas y/o Correctivas para la prevención o corrección de servicios que no estén conformes con los objetivos de calidad fijados.

*Area Recursos Humanos

-Reorganización de Recursos Humanos y áreas edilicias para mejor prestación de los servicios al matriculado.

Acceda aquí a los Certificados del Colegio: Certificados ISO9001/2008 Colegio de Abogados del Departamento Judicial de Mercedes